Home office ou Escritórios Flexíveis, o novo normal.

Home office ou Escritórios Flexíveis, o novo normal.

Até quanto o ser humano está preparado para se isolar e trabalhar com produtividade sozinho?

A crise do COVID-19 levou milhões de pessoas a um experimento em massa ao trabalhar em home office  (home office sp). À medida que as economias começam a reabrir, os CEOs começam a pensar em como o trabalho mudará como resultado do que experimentamos e aprendemos.

As maneiras pelas quais precisamos competir são diferentes agora e um retorno aos negócios, como de costume, não é o que as organizações e os funcionários precisarão quando entrarmos em um dos climas comerciais mais voláteis e complexos da história recente.

Para ter sucesso, as organizações precisarão ser altamente adaptáveis, capazes de responder e se ajustar rapidamente às novas condições, agora e no futuro.

Estamos em um ponto de inflexão e os líderes seniores devem fazer uma escolha sobre onde e como as pessoas irão trabalhar. As escolhas erradas podem custar caro em muitos níveis. A pressão para acertar nunca foi tão grande. 

Home office será que é a solução em São Paulo?

As realidades de uma estratégia extrema de trabalhar em home office  (home office sp)

As pessoas estão prevendo o fim do escritório desde a invenção do Wi-Fi e laptops. Hoje, muitas pessoas estão sugerindo que o escritório vá embora, pois as empresas adotam totalmente o trabalhar em home office  (home office sp) como uma maneira de dar às pessoas maior flexibilidade.

Durante a crise, qualquer um que pudesse trabalhar em home office  (home office sp) trabalhou e, por um tempo, muitas pessoas pensaram que funcionava muito bem. Mas depois de meses vivendo em vídeo, a novidade acabou. A grande maioria de nós – 88-90% *, dependendo do estudo – deseja trabalhar em um escritório novamente.

A grande maioria de nós – 88-90% *, dependendo do estudo – deseja trabalhar em um escritório novamente.


Então, por que ainda estamos conversando sobre a saída do escritório?

Existem três equívocos comuns que continuam a alimentar a noção de que trabalhar exclusivamente em home office  faz sentido para todos.

A realidade por trás de três equívocos comuns do trabalhar em home office  (home office sp)

Pesar os custos

Imobiliário e pessoas são os dois maiores investimentos que uma organização faz. Como algumas empresas consideram maneiras de reduzir o setor imobiliário como uma estratégia de economia de custos, é importante considerar os custos reais para as pessoas.

Definir produtividade

Como sua organização define e mede o que significa ser produtivo? O trabalho de rotina pode ser feito em home office . Mas, a maioria dos líderes não quer caixas de entrada vazias, eles precisam de boas idéias, resolução de problemas e inovação.

Foco no bem-estar

Trabalhar em home office  (home office sp) é atraente porque sugere um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Porém, estratégias extremas da WFH podem realmente tornar mais difícil separar o trabalho da vida e causar estresse ao bem-estar dos funcionários.

Expectativa # 1

“Custa menos ter pessoas trabalhando em home office .”

É verdade que a redução de imóveis e outras comodidades relacionadas ao local de trabalho podem economizar dinheiro. Mas há custos ocultos a serem considerados antes de enviar as pessoas para home office  em período integral.

Realidade:

Trabalhar em home office  (home office sp) não é possível para todos. As pessoas podem sair.

Alguns líderes seniores percebem que a WFH tem sido amplamente bem-sucedida, mas os dados contam uma história diferente. Executivos com residências maiores e escritórios domésticos dedicados e bem equipados estão indo bem.

Seus dias são preenchidos com videoconferências revisando o trabalho de outras pessoas. Mas suas equipes e pessoas mais jovens, geralmente com home office s menores, colegas de quarto ou famílias mais jovens, já estão enfrentando uma série de desafios que não são sustentáveis. A situação de todos é diferente.

O escritório tem o potencial de fornecer a todos os espaços e ferramentas necessários para realizar o trabalho. Mas, quando se trabalha em home office , algumas pessoas precisam fazer malabarismos com pequenos espaços, familiares e colegas de quarto, além de equipamentos e tecnologias ruins.

A pesquisa da Steelcase continuou dizendo que 75% dos diretores ou acima relatam sempre ou quase sempre trabalhando em uma mesa em home office , enquanto apenas 46% dos colaboradores individuais o fazem.

E nas grandes áreas metropolitanas do mundo, as pessoas geralmente enfrentam pequenos alojamentos compartilhados com outras pessoas, o que pode dificultar o trabalhar em home office  (home office sp).

Uma pesquisa da Escola de Negócios de Cheung Kong, em Pequim, descobriu que mais da metade dos trabalhadores disse que sua eficiência diminuiu enquanto trabalhava em home office .

Para pessoas que não têm um escritório em home office  ideal, a eliminação da opção de trabalhar em um escritório pode tornar a oportunidade de trabalho no LinkedIn mais tentadora.

De fato, as pessoas que sempre ou muitas vezes trabalham em home office  têm muito menos probabilidade de dizer que permanecerão em suas empresas durante toda a carreira: 5% em comparação com 28% daqueles que nunca trabalham remotamente dizem que sim ( Tendências no local de trabalho e Virgin Pulse).

Das pessoas que trabalham em home office  a maior parte do tempo, apenas 5% dizem que permanecerão na empresa durante a carreira. É mais difícil construir relacionamentos em home office .

O capital social ajuda as pessoas a confiarem umas nas outras, e a confiança é a moeda da inovação. As conexões pessoais são mais eficazes para construir capital social e ajudar as pessoas a sentir um senso de comunidade.

Realidade:

Muito trabalho remoto prejudica o capital social e retarda a inovação.

Uma das quatro principais razões pelas quais as pessoas conseguem trabalhar remotamente é que elas já trabalharam com colegas em um canteiro de obras principal, segundo Judy Olson, Ph.D. (University of California Irvine), que estuda trabalho a distância, publicando mais de 100 artigos de pesquisa sobre o tema.

As pessoas que trabalharam juntas em pessoa construíram capital social – um conjunto de valores compartilhados que lhes permite trabalhar em conjunto de maneira eficaz, observa ela. Isso leva à confiança, que é a moeda da inovação.

Em uma entrevista ao Financial Times *, o líder de banco de investimento do Citigroup, Paco Ybarra, expressou preocupação de que, sem contato pessoal, em algum momento, os trabalhadores remotos de capital social que estão contando agora se depreciarão.

Nesse ponto, experiências anteriores com programas WFH obrigatórios em larga escala mostram que os problemas reais não aparecem até depois de um ano ou mais, pois a rotatividade de funcionários começa a enfraquecer as redes sociais que se desenvolveram ao longo de anos de interação pessoal.

À medida que o capital social diminui, o moral diminui, a rotatividade aumenta, a produtividade cai e, eventualmente, os novos líderes abandonam silenciosamente esses programas e promovem um retorno ao local de trabalho (VitalSmarts).

Realidade:

O escritório em home office  aumenta o risco para a segurança dos funcionários e a segurança corporativa.

A maioria dos escritórios não adota as rigorosas medidas de segurança que as organizações devem adotar, prescritas por agências governamentais como a Administração de Saúde e Segurança Ocupacional (OSHA) nos EUA, EU-OSHA na Europa ou a Organização Internacional do Trabalho na Ásia. . Os regulamentos cobrem critérios de segurança específicos para seus locais de trabalho, mas não para escritórios em home office (Forbes.com).

No entanto, os trabalhadores nos escritórios domésticos correm um risco maior de tropeçar, risco de incêndio, iluminação inadequada e ergonomia fraca.

As organizações também precisam considerar a segurança das informações ou IP em um escritório em home office , onde há menos controle sobre os convidados e quem tem acesso a quadros brancos, mesas ou documentos confidenciais que podem ser deixados de fora onde outros possam vê-los.

De fato, 84% dos profissionais de TI dizem que a perda de dados é uma preocupação significativa quando as pessoas trabalham em home office . O escritório é um ambiente de trabalho mais controlado quando se trata de segurança do trabalhador e segurança corporativa – e os empregadores perdem o controle e assumem riscos adicionais, pois uma porcentagem maior de seus funcionários trabalha em home office.

Expectativa # 2

“As pessoas são tão (ou mais) produtivas em home office  quanto no escritório.”

Isso depende de como você define a produtividade. Algumas formas de trabalho são facilmente realizadas em home office . Mas a verdadeira produtividade dos profissionais do conhecimento relacionados à criatividade, inovação e transformação é notoriamente difícil de medir a curto prazo – especialmente durante uma pandemia – e incrivelmente difícil de realizar virtualmente. Grandes ideias não podem ser agendadas.

O fluxo e refluxo necessários para o processo criativo não podem acontecer em uma série de breves reuniões online. As pessoas que estão juntas, desenvolvendo as idéias umas das outras enquanto trabalham com as mesmas informações, podem mais facilmente criar ideias e resolver problemas. Distrações em home office  podem dificultar o foco.

Quando perguntados por que eles querem voltar ao local de trabalho, as pessoas dizem que querem estar com os outros. São aqueles momentos pessoais que ajudam as pessoas a serem mais produtivas e a ter um senso de propósito.

Realidade:

A proximidade e a responsabilidade social aumentam a produtividade.

A ciência bem estabelecida tem demonstrado que a proximidade aumenta a produtividade da equipe. Olson (UC Irvine, ex-Universidade de Michigan) co-liderou um estudo na Ford que mostrou que as equipes que trabalhavam na mesma sala dobravam a produtividade em relação à anterior quando trabalhavam em andares separados.

As pessoas podem ler a linguagem corporal uma da outra, pular quando é preciso ajuda e obter respostas rapidamente às perguntas, ela observa. A ascensão do trabalho ágil, que enfatiza a co-localização, reforçou esses aprendizados.

Além disso, estudos mostram que as pessoas tendem a trabalhar mais quando cercadas por outras que trabalham mais – um conceito chamado “facilitação social”. De fato, as pessoas correm mais rápido, são mais criativas e pensam mais sobre os problemas quando têm uma audiência, conforme citado pela Harvard Business Review .

Expectativa # 3

“As pessoas que trabalham em home office  têm um melhor equilíbrio entre vida profissional e familiar.”

Trabalhar em home office  (home office sp) tem seus benefícios – sem deslocamento, roupas confortáveis ​​e mais tempo com a família ou animais de estimação. Mas os dados revelam que também vêm com seu próprio conjunto de trocas.

A “teoria das trocas sociais” indica que os funcionários respondem à capacidade de trabalhar remotamente trabalhando mais, de acordo com a Harvard Business Review .

Os empregadores frequentemente aumentam a carga de trabalho, fazendo solicitações que não podem ser feitas dentro de um determinado período de tempo, o que pode contribuir para o ressentimento e desgaste dos funcionários.

O estudo State of Remote Work de Buffer descobriu que as principais lutas que as pessoas citam são as dificuldades com a colaboração e a comunicação, a solidão e a incapacidade de desconectar.

Trabalhar exclusivamente em home office  também pode causar um fenômeno chamado “desintegração temporal”. Se você se perguntar “Que dia é hoje?” você está experimentando – as pessoas podem se sentir um pouco desorientadas, sem ter uma noção do futuro.

Está ligado à solidão e à falta de propósito. Sem rituais baseados no local, como dirigir para o trabalho ou estar com os outros, as pessoas lutam para diferenciar um dia do outro. Sem uma separação física entre trabalho e vida, torna-se difícil estabelecer limites.

Realidade:

As reuniões virtuais são mais exaustivas do que as presenciais.

A fadiga do zoom é real. A exaustão que muitas pessoas sentem de uma vida vivida na tela dia após dia é baseada na neurociência. Nosso cérebro precisa trabalhar mais para entender as dicas limitadas que temos na tela.

Temos que prestar mais atenção para entender as expressões faciais, o tom e o tom da voz e da linguagem corporal ( BBC ). Além disso, ter um monofoco em um local não permite que nossos olhos ou cérebros façam uma pausa como podemos quando estamos fisicamente presentes.

E, embora ajude a ver rostos em vídeo, todo esse tempo no “palco virtual” nos pressiona a sentir que precisamos executar o que nos cansa. Especialistas dizem que limites e períodos de transição são fatores importantes para reduzir a fadiga, mas exigem muito mais intencionalidade online.

A pesquisa da Steelcase durante a pandemia constatou que apenas 21% das pessoas relataram estar altamente envolvidas em home office  – significativamente inferior aos 34% relatados pelo Relatório Global da Steelcase: Engajamento e Local de Trabalho Global realizado antes do COVID-19. Mais pesquisas antes da pandemia confirmadas constantes interações digitais podem ser uma barreira ao engajamento à medida que as pessoas atingem uma “parede digital”.

Dois terços dos funcionários que trabalham sempre ou com frequência remotamente não estão envolvidos ( Tendências no local de trabalho e Virgin Pulse) Trabalhar virtualmente se tornou um pouco mais fácil quando todos estavam fazendo isso durante a pandemia.

À medida que mais funcionários retornam ao escritório, as reuniões experimentam cada vez mais “presença mista”. Isso pode criar “disparidade de presença”, uma desvantagem para os participantes virtuais durante as reuniões com colegas de equipe co-localizados que podem ter dificuldade para participar plenamente. O resultado é uma ineficiência exaustiva para trabalhadores virtuais e localizados em conjunto.

A seguir: Ignore o Status Quo – Drive for Change

Então, qual é o futuro do trabalho e do local de trabalho? Não é um retorno ao status quo, nem é uma solução extrema prevista por uma redução de custo agressiva. É necessária uma nova abordagem para o local de trabalho – atraente e segura para os funcionários e inteligente para os negócios.

Nosso trabalho em lua de mel em home office  terminou, de acordo com o WKspace, cuja pesquisa global mostra que as pessoas atingem um ponto de retorno decrescente ao trabalhar em home office  (home office sp). Suas pesquisas sugerem que o prazer, a motivação e a conexão começaram a diminuir e os níveis de produtividade diminuíram após apenas cinco semanas de trabalhar em home office  (home office sp).

À medida que as organizações líderes aprendem mais sobre as realidades de longo prazo das estratégias extremas da WFH, elas estão percebendo o que sabiam o tempo todo: o local de trabalho é essencial para impulsionar o crescimento, criar cultura organizacional e alimentar o tipo de inovação que impulsiona a economia global .

Cinco maneiras de construir um local de trabalho atraente e seguro

Com base em décadas de pesquisa, essas estratégias podem ajudar as organizações a criar o tipo de local de trabalho capaz de se adaptar às novas circunstâncias e apoiar o que as pessoas precisam para se sentirem seguras, produtivas e com um sentimento de pertencer ao trabalho.

1 – Expanda o ecossistema de lugares, ofereça mais opções, mais controle.

O senso de todos sobre o que os faz se sentir seguros será diferente e mudará com o tempo. Portanto, precisaremos de um ecossistema expandido de locais – local de trabalho, home office  e potenciais espaços de satélite – a partir do qual as pessoas possam escolher onde e como trabalhar com base em suas necessidades.

Ao dar às pessoas a escolha, elas podem sentir uma sensação de controle sobre seu trabalho e uma sensação de segurança. O Relatório Global da Steelcase: o engajamento e o local de trabalho global descobriram que os funcionários que tinham mais controle sobre sua experiência no trabalho estavam mais satisfeitos com o local de trabalho e mais altamente envolvidos.

Para atrair e reter talentos, as organizações precisam de uma estratégia diversificada no local de trabalho para atender às diversas necessidades das pessoas e como elas querem trabalhar. As pessoas precisarão de espaços para apoiar diferentes tipos de trabalho – foco, colaboração, socialização, aprendizado e rejuvenescimento – e diferentes maneiras de trabalhar.

2 – Mudar de fixo para fluido

Os ambientes de trabalho projetados com arquitetura e móveis fixos devem mudar para se tornarem mais fluidos. Ninguém sabe o que o futuro reserva. A interrupção é um dado – seja outra onda do vírus, agitação social que encerra uma cidade ou um desastre natural.

As organizações precisam de espaços que possam se ajustar com facilidade e rapidez – não apenas pelas instalações, mas pelos funcionários – apoiando os requisitos de distanciamento social de hoje, mas também capacitando os funcionários a adaptarem os espaços com base no tipo de trabalho que precisam fazer e no nível de privacidade que precisam para fazer isso.

3 – Concentre-se em “eu dentro de nós”

O local de trabalho precisará equilibrar a crescente necessidade de trabalho em equipe (“nós”) com as necessidades do indivíduo (“eu”). Antes da pandemia, o trabalho estava se tornando mais baseado em equipes e muitas pessoas lutavam com escritórios de plano aberto que enfatizavam o trabalho em grupo com a exclusão da necessidade individual de concentração e foco.

Após a crise, nos apoiaremos no escritório para apoiar o trabalho colaborativo que todos perdemos de maneira ainda maior – as pessoas precisarão ser capazes de mudar rapidamente entre trabalhar sozinhas e juntas. Eles também precisarão de mais espaços para se concentrar, especialmente se não encontrarem consolo em home office  e lugares para rejuvenescer, pois provavelmente continuarão a sentir estresse e ansiedade.

4 – Torne cada espaço de colaboração de alto desempenho

As pessoas tinham dois destinos principais para a colaboração antes da crise nos levar para home office  – espaços abertos com uma atmosfera de cafeteria e salas de reuniões tradicionais e fechadas. Ambos precisarão ser repensados ​​e terão um desempenho superior daqui para frente.

Alguns dos espaços mais inspiradores nos campi corporativos geralmente ficavam vazios, enquanto as pessoas gravitavam em lugares onde podiam fazer o trabalho. As salas de conferência tradicionais podem ter sido equipadas com quadros brancos ou tecnologia, mas raramente estimulam o pensamento criativo e agora apresentam desafios para os requisitos de distanciamento.

No futuro, os espaços de colaboração precisam ser inspiradores, de alto desempenho e seguros. Espaços de colaboração(aberto e fechado) no local de trabalho precisará oferecer suporte a uma variedade de posturas, fácil acesso à energia e capacidade de controlar o nível de privacidade enquanto ainda se sente relaxado e confortável.

Eles precisam oferecer ferramentas para geração de idéias – como quadros brancos e tecnologia de colaboração em larga escala para se conectar com colegas de equipe remotos.

5 – Mesclar o digital e físico

Um curso intensivo em trabalho remoto levou as pessoas a melhorar suas habilidades digitais e agora a necessidade física e digital se reúnem em espaços que suportam trabalho co-localizado e a distância.

À medida que as equipes adotam mais colaboração baseada em vídeo, os dispositivos de colaboração em larga escala criam uma experiência mais inclusiva para as pessoas e seu conteúdo, estejam elas na mesma sala ou trabalhando separadamente.

Camadas incorporadas de tecnologia inteligente e conectada podem criar uma experiência mais sem toque no trabalho. E os dados de ocupação darão suporte à tomada de decisão orientada a dados para controlar a densidade e influenciar a frequência de limpeza.

E, à medida que as empresas trabalham para descobrir quando as mudanças precisam ser feitas no local de trabalho, os dados serão uma parte importante do avanço.