O home office é uma modalidade de trabalho que se tornou uma realidade para muitas pessoas no início de 2020, por conta do COVID-19. Mas essa é uma tendência que já estava em crescimento mesmo antes da pandemia. Isso porque o trabalho remoto oferece diversos benefícios. Justamente por isso, cada vez mais empresários e empreendedores desejam saber como migrar do escritório físico para o escritório virtual. Afinal, essa pode não ser uma tarefa tão simples quanto parece. 

Então, como migrar do escritório físico para o escritório virtual? Confira essas dicas!

Para muitas empresas, migrar do escritório físico para o escritório virtual é uma das melhores decisões possíveis. No entanto, isso nem sempre é fácil, principalmente quando você não estabelece as condições necessárias de antemão para que sua equipe possa se adaptar e fazer a transição sem obstáculos.

Pensando nisso, neste artigo da GOWORK, separamos alguns cuidados que vão te ajudar em todo esse processo. Confira:

Digitalize todos os documentos e arquivos na nuvem

Atualmente, muitas empresas já investem tempo e recursos na digitalização de seus documentos. No entanto, algumas que possuem um espaço comercial físico ainda preferem manter os papéis em pastas ou caixas. Mas, obviamente, essa não é uma realidade para quem quer migrar do escritório físico para o escritório virtual.

Então, a primeira dica é armazenar, organizar e proteger toda a sua documentação na nuvem. Sim, isso mesmo! Digitalize a base administrativa do seu negócio e se livre o máximo possível de arquivos físicos desnecessários. 

A partir daí, você pode investir em um bom pacote de serviços em nuvem e acostumar toda a sua equipe a modificar arquivos online, revisar documentos em reuniões de seu notebook, tablet ou celular, e aproveitar as assinaturas digitais.

Utilize um programa de gerenciamento de projetos

Com uma modalidade de trabalho presencial é muito mais fácil deixar toda a equipe alinhada e por dentro do que está acontecendo em cada projeto, do que deve ser feito, etc. Contudo, com os funcionários trabalhando remotamente, isso pode ser um pouco mais complicado.

Neste caso, indicamos a implementação de um bom programa de gerenciamento de projetos, tais como Asana ou Trello, por exemplo. Esses são softwares concebidos para manter um controle rigoroso da produtividade e simplificar o processo de passar tarefas para um funcionário específico.

Inclusive, o seu uso permite a cada um dos seus colaboradores saber a todo o momento quais as atividades que têm pendentes e qual o prazo. Dessa forma, tratam-se de plataformas que trazem uma enorme vantagem: todos podem trabalhar no conforto de suas casas em home office, mas sem perder nada importante.

Faça reuniões virtuais com os seus colaboradores

O isolamento e a falta do contato com outras pessoas no dia a dia é um problema que, às vezes, pode atrapalhar a produtividade dos colaboradores. Também pode dificultar o alinhamento de demandas.

Felizmente, a tecnologia está aí e pode ser usada a seu favor nessas situações. Isso significa que você e a sua equipe podem realizar reuniões virtuais sempre que possível para resolver todas as pendências.

Aproveite todos os benefícios que o seu plano GO Virtual oferece

Por fim, antes de migrar do escritório físico para o escritório virtual, analise detalhadamente todos os serviços que os planos GO Virtual da GOWORK oferecem. Dessa forma, você pode escolher o que fizer mais sentido para os seus negócios e se certificar de que está aproveitando ao máximo todos os benefícios.